요즘 많은 사람들이 한 번에 여러 가지 일을 처리하려고 합니다. 예를 들어, 이메일을 확인하면서 화상 회의를 하거나, 업무를 하면서 메신저 답장을 하는 경우가 많습니다. 이렇게 여러 작업을 동시에 하는 것을 ‘멀티태스킹’이라고 합니다. 하지만 멀티태스킹이 정말로 업무 효율을 높이는 방법일까요? 아니면 오히려 집중력을 떨어뜨려 일을 비효율적으로 만드는 걸까요?
이번 글에서는 멀티태스킹이 업무에 미치는 영향을 살펴보고, 효과적으로 활용하는 방법을 알아보겠습니다.
1. 멀티태스킹이 필요한 이유
최근 재택근무나 유연한 근무 방식이 늘어나면서, 한 사람이 다양한 역할을 수행해야 하는 경우가 많아졌습니다. 이 때문에 멀티태스킹이 더욱 중요해지고 있습니다.
✔ 빠른 업무 처리
이메일을 확인하면서 업무 자료를 정리하는 등, 단순한 작업을 함께 하면 시간을 절약할 수 있습니다. 특히 반복적인 업무는 여러 개를 동시에 처리해도 효율이 크게 떨어지지 않습니다.
✔ 협업 도구 사용 증가
팀원들과 원활하게 소통하기 위해 메신저, 화상 회의, 프로젝트 관리 도구 등을 동시에 사용하는 경우가 많아졌습니다. 여러 가지 도구를 적절히 활용하면 업무 속도를 높일 수 있습니다.
✔ 시간 활용 극대화
업무와 일상을 균형 있게 유지하기 위해, 간단한 작업을 동시에 처리하는 것이 필요할 때도 있습니다. 예를 들어, 운동을 하면서 강의를 듣거나 출퇴근 시간에 업무 계획을 세우는 것도 멀티태스킹의 한 예입니다.
2. 멀티태스킹의 단점과 주의할 점
하지만 멀티태스킹이 항상 좋은 것은 아닙니다. 특히 중요한 업무를 할 때는 오히려 집중력을 방해할 수 있습니다.
✔ 집중력 저하
미국의 한 연구에 따르면, 여러 가지 일을 동시에 하면 집중력이 떨어지고 실수할 가능성이 커진다고 합니다. 사람의 뇌는 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 설계되어 있기 때문입니다.
✔ 업무 효율 저하
멀티태스킹을 하면 여러 작업을 번갈아 가면서 처리해야 합니다. 이렇게 하면 오히려 업무 전환 시간이 늘어나면서 전체적인 속도가 느려질 수 있습니다.
✔ 기억력 감소
한 연구에 따르면, 멀티태스킹을 자주 하는 사람들은 정보를 오래 기억하는 능력이 떨어진다고 합니다. 이는 여러 가지 정보를 한꺼번에 처리하면서 뇌가 중요한 내용을 걸러내지 못하기 때문입니다.
3. 멀티태스킹을 효과적으로 활용하는 방법
그렇다면 멀티태스킹의 단점을 최소화하면서 효율적으로 활용할 수 있는 방법은 무엇일까요?
✔ 집중이 필요한 업무와 단순 업무를 구분하기
기획, 분석, 보고서 작성 등 집중이 필요한 업무는 멀티태스킹을 하면 오히려 효율이 떨어질 수 있습니다. 반면에 단순 반복 업무(예: 이메일 정리, 자료 정리 등)는 멀티태스킹을 활용해도 괜찮습니다.
✔ 일정한 시간 동안 한 가지 업무에만 집중하기
한 가지 일에 집중하는 시간을 확보하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 90분 동안 한 가지 업무만 집중한 후 15분 동안 휴식을 취하면 업무 효율을 높일 수 있습니다.
✔ 업무 간 전환 시간을 줄이기
여러 작업을 번갈아 할 경우, 업무를 전환할 때마다 시간이 낭비됩니다. 따라서 비슷한 유형의 업무를 한 번에 몰아서 처리하는 것이 좋습니다.
✔ 방해 요소 최소화
스마트폰 알림, 메신저, 이메일 등은 집중력을 방해할 수 있습니다. 중요한 업무를 할 때는 불필요한 알림을 꺼두고, 정해진 시간에만 확인하는 것이 좋습니다.
4. 멀티태스킹이 효과적인 경우 vs 비효율적인 경우
어떤 경우에 멀티태스킹이 도움이 될까요? 반대로, 언제 멀티태스킹을 피해야 할까요?
| 효과적인 경우 | 비효율적인 경우 |
|---|---|
| 운동하면서 음악 듣기, 강의 듣기 | 중요한 보고서 작성 중 메신저 응답 |
| 집안일을 하면서 팟캐스트 듣기 | 회의 중 이메일 확인 |
| 이동 중 업무 계획 세우기 | 전략적 기획 업무 수행 중 전화 통화 |
결론: 멀티태스킹, 상황에 맞게 활용해야 한다
멀티태스킹이 무조건 좋은 것도, 나쁜 것도 아닙니다. 중요한 것은 어떤 업무를 할 때 멀티태스킹을 적용할 것인지 신중하게 선택하는 것입니다.
✔ 집중력이 필요한 업무는 한 번에 하나씩 처리한다.
✔ 단순 반복 업무는 멀티태스킹을 활용해 시간을 절약한다.
✔ 비슷한 업무를 묶어서 처리하면 전환 시간을 줄일 수 있다.
✔ 스마트폰 알림과 불필요한 방해 요소를 최소화한다.
자신의 업무 스타일에 맞춰 멀티태스킹을 적절히 활용하면, 시간 낭비 없이 효율적인 업무 수행이 가능합니다. 지금부터라도 작은 습관을 바꿔 효과적으로 멀티태스킹을 활용해 보세요!